Dans une clinique dentaire, une compagnie informatique garde en marche le logiciel de gestion, l’imagerie, les postes des salles de traitement et la réception, et garde les dossiers des patients sauvegardés et verrouillés. L’essentiel du travail est invisible : mises à jour, surveillance, restaurations testées, et contrôle de qui peut ouvrir quoi. Quand une salle tombe en plein avant-midi, quelqu’un répond.
Une clinique dentaire roule sur une courte chaîne de systèmes, et chaque maillon porte la charge. La réception ouvre l’horaire. Le logiciel de gestion parle à sa base de données, sur un serveur dans l’arrière-boutique ou dans l’infonuagique du fournisseur. Le capteur d’imagerie parle à son propre logiciel et écrit dans le dossier. Les postes des salles de traitement affichent le tout au fauteuil. Les demandes partent vers les assureurs. Le téléphone sonne sur une ligne qui passe peut-être par la même connexion Internet que tout le reste.
Brisez un maillon à neuf heures et toute la journée s’aligne derrière. C’est pour ça que l’informatique dans une clinique se juge d’abord à la vitesse à laquelle quelqu’un répond.
Les dossiers des patients sont des renseignements de santé. En Ontario, ils relèvent de la LPRPS, et la LPRPDE couvre plus largement les renseignements personnels au Canada. En pratique, ça veut dire une poignée de choses concrètes : chaque membre du personnel a son propre accès, les droits correspondent au poste, les portables et tout appareil qui sort de l’immeuble sont chiffrés, les dossiers envoyés à un spécialiste partent par une voie sécurisée, et il existe une trace de qui a ouvert quoi.
Nous ne détenons aucune certification en sécurité, et nous préférons le dire plutôt que de vous laisser supposer le contraire. Ce que nous faisons, c’est écrire en mots simples, avec notre nom dessus, quelles protections sont en place, pour que vous ayez quelque chose à remettre à votre ordre professionnel, à votre assureur ou à votre responsable de la vie privée quand la question arrive.
Le fournisseur de votre logiciel de gestion reste votre fournisseur. Nous traitons avec lui pour que votre gestionnaire de bureau n’ait pas à le faire : nous gardons le serveur exigé par le logiciel dans la forme que le fournisseur soutient, nous planifions les mises à jour Windows selon ses règles au lieu de les laisser tomber en plein avant-midi, nous gardons les pilotes d’imagerie fonctionnels après ces mises à jour, et nous vérifions que la base de données ouvre encore avant votre premier patient.
Quand quelque chose cloche entre le logiciel et le matériel, les deux fournisseurs se renvoient habituellement la balle. Être celui qui appelle les deux et reste en ligne jusqu’au règlement fait partie du travail.
Le disque du serveur lâche et la base de données de la clinique part avec. Quelque chose chiffre les fichiers et demande de l’argent. La ligne Internet tombe et emporte l’horaire, les demandes aux assureurs et les téléphones d’un seul coup. Chacune des trois a une réponse ennuyeuse et peu coûteuse, qui doit être en place d’avance : une restauration testée, des sauvegardes hors d’atteinte de votre réseau, et une deuxième façon de se connecter pour la réception.
Rien de tout ça n’impressionne à regarder. C’est ce qui transforme un mauvais avant-midi en une heure désagréable.
Les décisions cliniques et le choix du logiciel de gestion restent à la clinique. Nous travaillons avec ce que vous utilisez. Personne ici ne touche à un dossier de traitement au-delà de le garder disponible, privé et récupérable.
Dans une clinique dentaire, le premier mois ressemble à ceci.
Cette première liste, c’est l’audit d’infrastructure gratuit. Vous la gardez, que vous nous engagiez ou non.
Laissez votre nom et votre numéro. Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure, demande quel logiciel la clinique utilise et ce qui a mal tourné la dernière fois, et vous dit ce qu’il faudrait faire en premier.