Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

IT-TEAM Operations Inc. (« IT-TEAM », « nous » ou « notre ») est une société canadienne constituée en vertu des lois fédérales, dont le siège social est situé au 1 King Street West, Suite 1600, Toronto (Ontario) M5H 1A1. Nous fournissons des services d'infrastructure TI externalisée, de développement Web, de CRM, d'automatisation et de marketing numérique aux entreprises à travers le Canada et les États-Unis.

Les questions relatives à cette politique peuvent être adressées à notre responsable de la protection de la vie privée à : privacy@itopsi.com

2. Renseignements que nous collectons

Nous collectons des renseignements personnels uniquement à des fins commerciales légitimes et identifiées. Les catégories de renseignements que nous pouvons collecter comprennent :

• Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, titre de poste et nom de l'entreprise fournis via nos formulaires de contact, outils d'audit ou communications directes.
• Informations de compte et d'engagement : renseignements fournis lors de l'intégration, notamment les détails de l'environnement technique, les listes de fournisseurs et les données opérationnelles nécessaires à la prestation de nos services.
• Informations d'utilisation : journaux de serveur standard, adresses IP, type de navigateur et pages visitées lors de l'utilisation de notre site Web ou portail client.
• Dossiers de communication : enregistrements des échanges entre vous et IT-TEAM, y compris les courriels, billets de soutien et notes de réunion.
• Informations financières : coordonnées de facturation et relevés de factures. Les données de carte de paiement sont traitées par notre processeur de paiement conforme PCI et ne sont pas stockées par IT-TEAM.

Nous ne collectons pas de renseignements personnels sensibles (dossiers de santé, numéros d'assurance sociale, données biométriques) sauf si cela est spécifiquement requis pour la prestation d'un service et autorisé par un accord de traitement des données signé.

3. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Répondre aux demandes soumises via notre site Web ou nos canaux de contact
• Fournir les services contractuels d'opérations TI, Web, CRM, automatisation et marketing
• Gérer l'intégration des clients, le soutien continu et l'administration des comptes
• Envoyer des communications liées au service (mises à jour du soutien, avis de maintenance, factures)
• Améliorer notre site Web et la prestation de services sur la base de données d'utilisation agrégées et anonymisées
• Se conformer aux lois applicables, aux exigences réglementaires et aux ordonnances judiciaires

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n'utilisons pas les données des clients à des fins de marketing. Nous ne partageons pas de renseignements personnels avec des tiers, sauf dans la mesure nécessaire à la prestation des services contractuels ou au respect de la loi.

4. Données clients et confidentialité

Tous les engagements clients sont couverts par un accord de confidentialité mutuel. Les données opérationnelles des clients — y compris les topologies de réseau, les identifiants système, les dossiers d'employés et les données commerciales traitées par les systèmes gérés — sont traitées comme strictement confidentielles et soumises aux protections suivantes :

• Les données clients sont isolées logiquement par client ; aucun accès croisé aux données
• Les données sont chiffrées au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3)
• L'accès est limité au personnel d'IT-TEAM ayant un besoin documenté et une autorisation basée sur le rôle
• Les données clients ne sont jamais utilisées à des fins de marketing, d'entraînement de modèles IA ou à toute autre fin en dehors de la portée contractuelle
• À la résiliation du contrat, les données clients sont restituées ou supprimées conformément au plan de sortie dans les 30 jours

5. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel que requis par la loi applicable :

• Données de demande via le site Web : 24 mois à partir du dernier contact, sauf si un engagement commence
• Données d'engagement client : durée du contrat plus 7 ans, pour la conformité fiscale et juridique
• Dossiers de soutien : 3 ans à partir de la résolution du billet
• Dossiers financiers : 7 ans, tel que requis par l'Agence du revenu du Canada

6. Témoins et suivi du site Web

Notre site Web utilise des témoins strictement nécessaires pour la gestion des sessions et la sécurité. Nous pouvons utiliser des témoins d'analyse (Google Analytics) pour comprendre les tendances d'utilisation globales. Les données d'analyse sont anonymisées et ne sont pas liées à l'identité individuelle.

Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, de témoins de suivi intersites ni de profilage comportemental. Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur ; cela n'affectera pas votre capacité à utiliser notre site Web.

7. Fournisseurs de services tiers

Nous faisons appel à un nombre limité de fournisseurs de services tiers qui traitent des renseignements personnels en notre nom, notamment des fournisseurs d'infrastructure infonuagique (AWS, Azure), des plateformes de courriel et des logiciels de comptabilité. Tous les sous-traitants sont soumis à des accords de traitement des données, à des engagements de confidentialité et sont sélectionnés pour leur conformité aux exigences de la législation canadienne sur la protection de la vie privée.

Une liste de nos sous-traitants actuels est disponible sur demande.

8. Vos droits en vertu de la LPRPDE

En vertu de la LPRPDE, vous avez le droit de :

• Savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et comment ils sont utilisés
• Accéder à vos renseignements personnels et demander des corrections aux inexactitudes
• Retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements (sous réserve des obligations légales et contractuelles)
• Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous croyez que vos droits ont été violés

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection de la vie privée à : privacy@itopsi.com

9. Sécurité

IT-TEAM maintient la certification SOC 2 Type II. Nos contrôles de sécurité comprennent le contrôle d'accès basé sur les rôles, l'authentification multifacteur sur tous les systèmes internes, la détection et réponse aux menaces sur les postes de travail, la segmentation du réseau, des sauvegardes chiffrées avec des procédures de restauration testées, et des tests d'intrusion annuels par des tiers. Une copie de notre rapport SOC 2 est disponible sous accord de confidentialité aux clients potentiels et actuels.

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications importantes seront communiquées aux clients actifs par courriel au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La version actuelle de cette politique est toujours disponible à itopsi.com/privacy.

11. Contact

Pour les demandes relatives à la vie privée, les corrections ou les plaintes :