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Cabinets d’avocats, de comptables et de conseil

Vos dossiers clients devraient s’ouvrir au moment où vous en avez besoin.

Nous nous occupons du stockage des dossiers, du système de facturation et du courriel derrière eux, pour les cabinets d’avocats, les cabinets comptables et les firmes de conseil partout au Canada.

Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure.

Un associé de cabinet juridique à son bureau, dossiers papier et ordinateur portable devant lui
Le dossier dont j’ai besoin est sur un portable parti avec un employé.

Un client pose une question simple, et personne au cabinet ne peut y répondre.

Trois choses qui brisent dans un cabinet.

Voici les appels que nous recevons des associés, dans leurs mots. Sous chacun, ce que nous faisons vraiment.

Les dossiers clients sont éparpillés sur des portables et des comptes personnels.

Un dossier sur le serveur du bureau, un autre sur l’infonuagique personnelle de quelqu’un, un troisième sur un portable parti avec un avocat qui a quitté. Personne ne peut dire quelle copie est la bonne.

Ce que nous faisons

Nous mettons chaque dossier client au même endroit, propriété du cabinet, nous donnons à chaque personne l’accès seulement aux dossiers sur lesquels elle travaille, et nous gardons une copie hors site que nous restaurons devant vous. L’accès suit la personne, alors un départ le ferme le jour même.

Le système de facturation tombe la dernière semaine du mois.

Les feuilles de temps ne s’enregistrent plus, le système de gestion refuse d’imprimer, et les factures qui devaient partir le 30 partent au milieu du mois suivant.

Ce que nous faisons

Nous surveillons les systèmes de gestion et de comptabilité ainsi que les postes sur lesquels ils tournent, et nous planifions les mises à jour dans une fenêtre que vous approuvez au lieu de les laisser tomber par surprise. Les problèmes de fin de mois obtiennent une réponse le jour même, et nous parlons au fournisseur du logiciel pour que votre personnel n’ait plus à le faire.

Un courriel qui ressemble à celui d’un associé demande un virement.

L’adresse a une lettre de différence. Le ton est juste. Quelqu’un à la comptabilité est sur le point d’envoyer de l’argent réel à un inconnu, et votre assureur demandera quels contrôles le cabinet avait en place.

Ce que nous faisons

Nous ajoutons une deuxième étape à la connexion de chaque boîte de courriel, nous marquons les courriels venus de l’extérieur du cabinet pour que le personnel les voie d’un coup d'œil, et nous écrivons une règle simple : l’argent bouge seulement après un appel à un numéro que vous aviez déjà. Nous accompagnons les personnes qui traitent les paiements.

Une horloge indiquant une courte attente à côté d’un message auquel on a répondu

Le dossier est là où vous l’avez laissé, et quelqu’un décroche quand ce n’est pas le cas.

Le jour même, habituellement en moins d’une heure

Votre responsable de compte répond au rappel et connaît la façon dont votre cabinet classe son travail.

Ce dont nous nous occupons dans un cabinet.

Dites-nous quels systèmes de gestion et de comptabilité vous utilisez et nous partons de là. PCLaw, Clio, Cosmolex, QuickBooks, Sage — les systèmes de votre cabinet restent en place; nous prenons soin des ordinateurs, du réseau et des copies de sauvegarde dont ils dépendent, et nous traitons avec le soutien de chaque fournisseur.

  • L’endroit où vivent réellement les dossiers clientsUn seul endroit qui appartient au cabinet, avec une copie hors site que nous restaurons au lieu de la supposer.
  • Les logiciels de gestion, de facturation et de comptabilitéLes feuilles de temps, les factures et les grands livres, dans le système que le cabinet utilise déjà. Dites-nous son nom lors du rappel.
  • Le courriel et les personnes qui y ont accèsUne deuxième étape à la connexion pour chaque boîte, et une marque claire sur les courriels venus de l’extérieur du cabinet.
  • Les portables qui sortent du bureauChiffrés, inventoriés, et effaçables à distance quand l’un d’eux disparaît dans un train.
  • Les arrivées et les départsLes accès dès le premier jour, et fermés le même après-midi le dernier jour, dans tous les systèmes.
  • L’envoi de documents aux clientsUne façon d’envoyer un document volumineux ou sensible à un client sans le mettre dans une pièce jointe non protégée.

Une seule copie du dossier, dans un endroit qui appartient au cabinet.

Avec une copie hors site que nous restaurons devant vous.

Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure.

Demandez qu’on vous rappelle →

Ce que ça coûte à un cabinet.

La grille de prix est publiée. Vous voyez le montant avant de signer, et il ne bouge pas parce que le mois a été chargé.

3 400 $CA par mois — le début de la grille publiée, pour un seul bureau
8 900 $CA par mois — le forfait intermédiaire, pour un cabinet plus grand
30 joursde préavis pour partir, après les six premiers mois

La grille s’ajuste selon le nombre de personnes et le nombre de bureaux, et nous confirmons le montant final lors d’un appel avant toute signature. Les données sont traitées conformément à la LPRPDE.

Voir ce que couvre chaque forfait →

Ce que les associés nous demandent.

Tout ce qui manque ici, posez-le lors du rappel.

Demandez qu’on vous rappelle →
Travaillez-vous avec le logiciel de gestion que nous avons déjà?

Nous partons du système que le cabinet utilise déjà. Dites-nous son nom lors du rappel. Si c’est un système avec lequel nous n’avons jamais travaillé, nous vous le disons clairement avant que vous signiez quoi que ce soit.

Qui peut voir nos dossiers clients?

Seulement les personnes que le cabinet nomme. Nous gardons cette liste avec vous, nous la révisons à chaque arrivée et à chaque départ, et nous signons une entente de confidentialité écrite avant d’obtenir le moindre accès. Les données sont traitées conformément à la LPRPDE.

Que se passe-t-il si nous voulons partir?

Le premier terme est de six mois. Ensuite, c’est de mois en mois avec un préavis de 30 jours. Demandez-nous lors du rappel à quoi ressemble un départ en pratique, et nous mettrons la réponse par écrit avant que vous signiez.

À lire ensuite

Dites-nous ce qui ne va pas au cabinet.

Laissez votre nom et votre numéro. Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure, et pose des questions simples sur ce qui a cessé de fonctionner.

Ou commencez par l’audit d’infrastructure gratuit

Nous regardons où se trouvent les dossiers clients, qui peut les ouvrir et ce qui se passe en fin de mois, nous écrivons ce qui est à risque, et nous vous remettons la liste. Gratuit, sans obligation de nous embaucher.

Réserver l’audit gratuit

Demandez qu’on vous rappelle

Laissez votre nom et votre numéro. Une personne réelle vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure.

Nous utilisons votre numéro pour vous rappeler au sujet de votre demande. Rien d’autre.

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