Les quatre questions auxquelles il doit répondre
Ce qui est inclus, écrit comme une liste de travaux plutôt que comme une catégorie. « Services informatiques gérés » ne vous dit rien. « Chaque ordinateur surveillé et mis à jour, sauvegardes quotidiennes avec test de restauration trimestriel, gestion du courriel et des mots de passe, demandes de soutien illimitées pendant les heures indiquées » vous dit ce que vous avez acheté.
Ce qui coûte en plus, et qui décide. Le matériel, les licences, les projets et le travail hors des heures sont habituellement en dehors du montant. L’entente devrait le dire, et devrait dire que tout supplément est chiffré et approuvé avant de commencer.
En combien de temps quelqu’un répond, pendant quelles heures, et ce qui compte comme une réponse. Il y a une différence entre une personne qui vous contacte et un travail qui commence, et une bonne entente dit lequel des deux elle promet.
Ce qui arrive à la fin. Qui détient les comptes, le domaine et les licences, quelle documentation vous recevez, combien de temps les copies de vos données sont gardées, et quand leurs accès sont retirés.
Les clauses à lire deux fois
Le renouvellement automatique, avec sa fenêtre de préavis. Une durée qui se renouvelle pour un an à moins d’écrire quatre-vingt-dix jours avant la date anniversaire, c’est une clause que la plupart des propriétaires découvrent au quatre-vingt-onzième jour. La durée minimale, et les frais de sortie hâtive. L’indexation des prix, qui apparaît souvent comme un droit d’ajuster les tarifs chaque année sans plafond écrit nulle part.
La propriété. Le domaine, l’espace courriel, les licences, la documentation et le logiciel de surveillance devraient être nommés comme les vôtres. Les frais de transfert de sortie, qui transforment un départ en achat. Et une clause de changement de contrôle, pour savoir ce qui arrive si la compagnie est achetée par quelqu’un que vous n’avez pas choisi.
Les délais de réponse, écrits correctement
Un seul chiffre ne peut pas honnêtement couvrir une imprimante bloquée et une clinique qui ne voit plus ses rendez-vous. Une bonne entente prévoit deux ou trois catégories, les définit selon la part de votre entreprise qui est arrêtée, indique les heures où chacune s’applique, et nomme les exceptions.
Demandez la définition du mot « réponse » dans le même paragraphe. Demandez ce qui arrive quand l’engagement n’est pas tenu, puisqu’une promesse sans conséquence attachée est une phrase plutôt qu’une clause.
Les passages sur vos données
Où vos renseignements sont conservés, qui, chez le fournisseur, peut les voir, et si une partie du travail est sous-traitée. Ce qu’il en advient à la fin de l’entente, combien de temps les copies sont gardées, et comment la suppression est confirmée. Qui vous prévient en cas d’incident, en combien de temps, et ce qui est fait ensuite.
Rien de tout cela n’est un avis juridique. Pour toute entente d’une durée de plus d’un mois, faire lire le document par votre propre avocat est de l’argent bien dépensé.
Ce que la nôtre dit
De mois en mois, avec un préavis écrit de 30 jours. Le prix mensuel est celui publié sur notre page de tarification. Les heures de couverture sont convenues avec vous et écrites avant que vous signiez. Le matériel et les licences sont facturés à ce qu’ils nous coûtent, sans commission d’aucun fournisseur. Vos données sont traitées conformément à la LPRPDE, et à la LPRPS lorsque des renseignements de santé sont en jeu. Quand vous partez, les comptes, les mots de passe, la documentation et les données partent avec vous, et nos accès sont retirés.
Nous ne détenons aucune certification en sécurité, et l’entente le dit au lieu de laisser croire le contraire. Ce qu’elle porte, c’est une description écrite des protections réellement en place.
