La liste de transfert
Notez ces éléments et mettez un nom à côté de chacun, parce que c’est le nom qui compte. Le domaine et l’endroit où il est enregistré. L’espace Microsoft 365 ou Google Workspace et son compte administrateur. Le stockage des fichiers, où qu’il soit. Le compte de sauvegarde et le stockage derrière. Les licences et à qui elles sont facturées. Les accès au routeur, au pare-feu et au Wi-Fi. Les logiciels d’accès à distance et de surveillance installés sur vos ordinateurs. Le site web et son hébergement. Et la documentation : comment le réseau est disposé, ce qui roule où, et chez quel fournisseur est chaque ligne.
Tout ce qui, sur cette liste, est enregistré au nom du fournisseur sortant est une chose que vous devrez négocier. Tout ce qui est au nom de votre entreprise est une chose que vous reprenez simplement.
Ce qui est souvent retenu
Le domaine, enregistré au nom du fournisseur il y a des années quand personne n’y pensait. L’espace Microsoft, créé à l’intérieur de son compte partenaire, ce qui place vos licences sous son entente. Les sauvegardes, gardées dans son stockage plutôt que dans un compte à vous. Les agents de surveillance sur vos appareils, que lui seul peut retirer proprement. Et le plus silencieux : aucune documentation, alors la connaissance part avec la relation.
Chacun a une porte de sortie. Certains changements se font le jour même, d’autres prennent des semaines, et c’est exactement pour ça que la liste vient avant la lettre de préavis.
Donner son préavis sans casser le lundi
Procédez dans cet ordre. Trouvez ce qui est déjà à votre nom. Obtenez la liste de transfert par écrit, avec des dates. Laissez le fournisseur entrant regarder ce qui existe avant que quoi que ce soit bouge. Convenez de la date de bascule et d’un chevauchement. Donnez votre préavis selon le contrat. Déplacez le courriel et le domaine en dernier, une fois le reste confirmé, et changez tous les mots de passe partagés à la fin.
Gardez le fournisseur sortant informé et le ton courtois. Une sortie ordonnée va plus vite qu’une chicane, et la plupart des fournisseurs transfèrent correctement quand la demande est faite correctement et par écrit.
Votre position, en mots simples
Les dossiers de votre entreprise appartiennent à votre entreprise. Un fournisseur qui traite des renseignements personnels le fait pour votre compte selon la loi canadienne, et votre entente devrait dire clairement ce qu’il advient de ces renseignements à la fin de la relation, combien de temps les copies sont conservées, et comment la suppression est confirmée. Demandez cette confirmation par écrit une fois le changement terminé.
Ce que nous remettons quand vous partez
L’entente roule de mois en mois, et un préavis écrit de 30 jours y met fin. En partant, vous recevez les comptes, les mots de passe, la documentation et les données, avec des notes écrites sur la façon dont tout est monté, pour que les prochains puissent reprendre sans repartir de zéro. Nos accès sont retirés à la date convenue.
