Coupez les accès le dernier jour, à partir d’une seule liste écrite : le compte de courriel et de fichiers, les mots de passe partagés, l’accès à distance, la porte, et tout ce qui envoie des codes de connexion à son téléphone personnel. Désactivez le compte au lieu de le supprimer, pour que le courrier et les fichiers restent à l’entreprise. Donnez-nous la date et nous faisons la liste avec vous.
Désactivez le compte de courriel et de fichiers, puis fermez toutes les sessions, parce qu’un compte désactivé avec une session vivante sur un téléphone reste un compte vivant. Changez tout mot de passe que cette personne a partagé avec quelqu’un d’autre. Retirez son accès à distance. Reprenez ou effacez le téléphone et le portable de la compagnie. Annulez les clés de l’immeuble, le code d’alarme et la puce de stationnement.
Occupez-vous ensuite de ce qui arrive. Redirigez la boîte vers son gestionnaire pour une période annoncée, réacheminez ce qui arrive à son nom, et déplacez vers un compte contrôlé par l’entreprise les codes de connexion en deux étapes qui vont à son numéro personnel. Gardez la boîte et les fichiers intacts aussi longtemps que votre politique de conservation l’exige.
Le registraire du domaine, s’il a été ouvert avec son adresse. Les comptes de télécommunications et de services publics ouverts à son nom. Les abonnements logiciels achetés sur une carte personnelle et remboursés en dépenses. Les essais souscrits avec la carte de la compagnie qui se renouvellent en silence. Les comptes de médias sociaux et de publicité, où un profil personnel est souvent le seul administrateur. Les numériseurs et imprimantes réglés pour envoyer vers sa boîte. Tout ce dont la clé de licence dort dans son courriel.
Il y en a un autre qui coûte cher aux entreprises : une règle de courriel qui redirige tranquillement le courrier de la compagnie vers une adresse personnelle, créée des mois avant toute démission. Vérifiez les règles de la boîte avant de la désactiver.
Ayez la liste prête avant le dernier jour et convenez de l’heure avec le gestionnaire. Lors d’un départ à l’amiable, réservez une séance de transfert pendant que le compte fonctionne encore, parce que ce que cette personne est seule à savoir vaut plus que l’équipement qu’elle remet.
Dites à l’équipe que le compte est fermé et où le travail va maintenant. La moitié de la confusion après un départ vient de gens qui écrivent à une adresse que plus personne ne lit.
Désactivez au moment de la conversation plutôt qu’à la fin de la journée. Préservez la boîte et les fichiers avant toute chose, puisque la suppression est la seule étape irréversible. Vérifiez les règles de redirection et les téléchargements ou copies importantes des jours précédents. Changez tous les mots de passe partagés dans l’heure. Dites à la banque et à vos principaux fournisseurs qui est autorisé désormais.
Notez ce qui a été fait et quand. Si le départ devient un litige, c’est ce registre que votre avocat demandera en premier.
Des comptes individuels pour tout le monde, sans aucun accès partagé. Des droits qui correspondent au poste plutôt qu’hérités de la personne qui occupait la chaise avant. Une liste d’arrivées et de départs que le gestionnaire de bureau peut dérouler sans appeler personne. Faites ça et un départ devient vingt minutes de routine.
Envoyez-nous la date de départ et nous prenons ce côté-là en charge.
Les départs coupés le jour même, et les nouveaux employés prêts avant leur premier matin, sont inclus dans le montant mensuel de tous les forfaits.
Laissez votre nom et votre numéro. Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure, et parcourt la liste des comptes avec vous avant que quoi que ce soit soit coupé.