Votre première tâche est de récupérer les clés : les comptes administrateurs, le nom de domaine, l’accès administrateur du courriel, le coffre à mots de passe et les sauvegardes. Coupez les accès que cette personne détient encore, notez tout ce qu’elle était seule à savoir, et prouvez qu’une sauvegarde peut être restaurée. Une personne ici vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure, et parcourt cette liste avec vous.
Commencez par les comptes qui débloquent tout le reste. L’accès administrateur Microsoft 365 ou Google Workspace. Le registraire du domaine, là où vivent réellement l’adresse de votre site et vos adresses de courriel. Le coffre à mots de passe, ou le fichier où les mots de passe étaient gardés. Le compte de sauvegarde. L’accès au routeur et au pare-feu. L’outil d’accès à distance installé sur les ordinateurs du bureau. Changez aujourd’hui ce que vous pouvez changer, et notez ce dans quoi vous n’arrivez pas encore à entrer : c’est cette deuxième liste qui compte.
Désactivez son compte au lieu de le supprimer. Une boîte supprimée emporte le courrier, l’agenda et les fichiers partagés, et ce sont les premières choses qu’on vous demandera le lendemain. Un compte désactivé garde tout ça et ferme la porte en même temps.
Le montage vivait dans une seule tête, et c’est là la vraie perte. Ça se manifeste par petites touches dans les semaines qui suivent. Personne ne sait chez quel fournisseur est la ligne Internet. Les licences ont été achetées sur une carte de crédit personnelle. Le domaine est enregistré à une adresse courriel personnelle. La sauvegarde tourne vers un disque dans une armoire que personne n’a ouverte depuis le printemps. Les codes de connexion en deux étapes du compte administrateur vont vers un numéro de téléphone qui est parti avec son propriétaire.
Rien de tout cela n’est rare. Une personne compétente qui s’occupe de tout, c’est la façon dont la plupart des petits bureaux fonctionnent jusqu’au jour où ça s’arrête.
Quelqu’un d’autre que la personne partie peut-il entrer dans chaque système dont votre entreprise dépend? Existe-t-il une note écrite sur la façon dont le réseau, le courriel et les sauvegardes sont montés? Quelqu’un a-t-il restauré un vrai fichier depuis la sauvegarde au cours du dernier mois? Est-ce que quelque chose arrive encore dans l’ancienne boîte : factures de fournisseurs, alertes système, réinitialisations de mots de passe?
Écrivez les réponses au fur et à mesure. La liste que vous bâtissez cette première semaine devient la documentation que l’entreprise n’a jamais eue.
Trois habitudes transforment une démission en problème d’horaire. Chaque compte enregistré au nom de l’entreprise, avec la facturation sur une carte de la compagnie. Deux personnes capables d’entrer dans tout ce qui est critique. Un registre écrit de ce qui est monté et où, gardé quelque part où vous pouvez le lire sans demander la permission à personne.
Ça rend aussi la prochaine embauche moins chère. Quelqu’un qui arrive dans un bureau documenté est utile en quelques jours. Quelqu’un qui arrive dans un bureau sans documentation passe le premier mois à découvrir ce qui existe.
Quand un propriétaire nous appelle la semaine du départ de sa personne en informatique, voici la forme que ça prend.
Cet inventaire, c’est l’audit d’infrastructure gratuit. Vous le gardez dans tous les cas, et il vaut la peine même si vous remplacez le poste à l’interne.
Laissez votre nom et votre numéro. Une personne vous rappelle le jour même, habituellement en moins d’une heure, et parcourt la liste des comptes avec vous pendant cet appel. Rien n’est changé sans votre accord.